Para quienes trabajamos en proyectos colaborativos, muchas veces de forma remota, es inevitable tener tarde o temprano problemas de comunicación entre los miembros del equipo de trabajo; mermando nuestra eficiencia y perdiendo valioso tiempo en el desarrollo de proyectos.

La solución que encontramos en nuestro estudio fue incorporar una aplicación que nos ayudara en la gestión de proyectos.
La principal ventaja de trabajar con este tipo de herramientas, es lo eficiente que se tornan los procesos y estructuras organizativas del fin común (proyecto en curso), donde muchas veces se van estableciendo como normales, conductas que desgastan innecesariamente el ambiente laboral y retrasan las fechas de entrega.

La idea es que cada integrante del equipo de trabajo este informado de todos los pasos que siguen los proyectos; partiendo del brief que entregó el cliente y sus requerimientos, cotización enviada, orden de compra , tareas asignadas a cada uno, avances y entregas. De esta forma, nos despreocupamos de enviar decenas de e-mail informando de los avances de cada uno o los muchos pos-it que vamos acumulando y que más que ayudar, nos entorpecen y retrasan los tiempos designados para cada tarea.
Recordemos que los clientes necesitan el proyecto para ayer… No somos máquinas!!!, pero eso será tema para otro post.

Basta de palabrería y a lo que vinimos…

Aplicaciones disponibles

Para gestionar proyectos vía web, encontramos tres alternativas que son las más utilizadas gracias a su versatilidad y escalabilidad; estás son Basecamp, Activecollab y goplan. Acá sólo mencionaré Basecamp y Activecollab, pero si te interesa puedes chequear una tabla comparativa de las 3 aplicaciones y evaluar cual es la que se ajusta a tus necesidades (texto en Inglés).

La aplicación más difundida es Basecamp, sin duda es muy completa y cumple a cabalidad con su objetivo; pero tiene un costo mensual que si bien no es excesivo; muchas veces para microempresas e independientes resulta un costo extra que es mejor evitar en un comienzo. A modo de ejemplo, los valores van desde U$24 mensuales (CH$12.700), para el plan básico (15 proyectos); hasta U$149 mensuales (CH$79.000) por el tope de línea que permite gestionar una cantidad ilimitada de proyectos.
Si deseas testear y ver su funcionamiento, existe la posibilidad de inscribirse de forma gratuita, opción limitada ya que sólo permite gestionar un proyecto (Inglés).

La competencia de Basecamp y con la cual estoy trabajando hace un par de meses, es Activecollab que realmente es una excelente alternativa y no tiene nada que envidiar a otras aplicaciones de pago.
Si bien aún está en etapa de desarrollo (versión 0.7.1) desde su blog comunican que en Septiembre estará disponible la versión 1.0.

Entre las múltiples ventajas de Activecollab, destacan:

• Aplicación de código abierto (open source)
• Cantidad ilimitada de proyectos
• Cantidad ilimitada de clientes y miembros
• Asignar tareas a los miembros del equipo
• Gestionar permisos de los miembros, determinado por el rol dentro del proyecto
• Múltiples idiomas (disponible en español)

Otro punto importante se relaciona con la posibilidad de involucrar activamente a nuestros clientes en el proceso de desarrollo de su proyecto y de esta forma evitar malos entendidos.

A más de alguien le serán familiares frases como “no me llegó tu mail…”, “eso ya lo conversamos…”, “deje recado con tu secretaria…”, en definitiva problemas que de una u otra forma afectan nuestra productividad y credibilidad en determinadas circuntancias.

En resumen, Activecollab se convierte en una herramienta escencial a la hora de trabajar colaborativamente y cumplir de forma eficiente con los objetivos trazados al inicio de cada proyecto.

Aspectos Técnicos

Un pequeño inconveniente lo veo en sus requerimientos técnicos, ya que para realizar la instalación en nuestro servidor debemos tener PHP 5.1+ y aún son muchos los hosting que utilizan PHP 4, sobre todo los nacionales.
Una opción relativamente económica es la empresa de hosting DreamHost, que además de cumplir los requerimientos de Activecollab, tiene la opción de instalarlo de forma automatizada sin requerir grandes conocimientos en el área técnica.

También existe la posibilidad de instalarlo en un computador local y utlizarlo en la red interna de nuestra oficina. La verdad es que este uso es recomendado para efectos de pruebas o cuando sólo te interesa utilizarla con tu equipo de trabajo en el mismo espacio físico (oficina). Recordemos que este post comenzó hablando de equipos que trabajan de forma remota, ya que el verdadero potencial se obtiene utilizándola a través de internet principalmente por la independencia geográfica que obtenemos; permitiéndonos hacer teletrabajo o trabajar con freelancer cuando sea necesario.

Raya para la suma, trabajar con una aplicación que ayude en las tareas de gestión de proyectos colaborativos, es una opción… NO!, es una necesidad.

Link:
- www.activecollab.com